În perioada interbelică în Regatul României a fost elaborat cadrul legal necesar pentru funcționarea unui sistem arhivistic modern unificat ce cuprindea instituțiile de specialitate din Vechiul Regat, Basarabia, Bucovina, Transilvania.

Până în anul 1917, în Basarabia funcționa rețeaua arhivelor administrative și judecătorești, cea mai importantă fiind Arhiva Administrației Regiunii/Guberniei Basarabiei care avea în custodie și unele fonduri ale instituțiilor desființate sau reorganizate. În anul 1917, fosta arhivă Gubernială/Regională a Basarabiei a fost transmisă în gestiunea Directoratului de Interne, din cadrul Consiliului Directorilor Generali, organ cu atribuții executive al Sfatului Țării.

Unirea Basarabiei cu Regatul României, proclamată în ședința Sfatului Țării din 27 martie 1918, a pus începutul unei noi etape a dezvoltării arhivisticii în acest spațiu. Arhiva Directoratului de Interne devine principala instituție din domeniu și a primit statut de Sucursală a Arhivelor Statului din Regatul României.   

Un aport deosebit în organizarea și evoluția sistemului arhivistic l-a avut Comisia Arhivelor din Basarabia, care și-a început activitatea în perioada precedentă cu denumirea „Comisiunea Gubernială Științifică a Arhivelor din Basarabia”, condusă de către membrul de onoare al Academiei Române Paul Gore.

În cadrul comisiei și-au desfășurat activitatea personalități distinse: L. T. Boga, șeful Sucursalei Chișinău, Arhivele Statului, Șt. Ciobanu, membru al Academiei Române, V. Erbiceanu, președinte al Curții de Apel din Basarabia, V. Puiu, arhimandrit, exarh al mănăstirilor din Basarabia, I. Frățiman, membru corespondent al Academiei Române.

La începutul anului 1921, Sucursala din Chișinău avea 7 angajați: L. T. Boga, șeful Arhivelor Statului Chișinău, M. T. Dumbi, ajutor, V. Gavrilescu, registrator, Gh. Chiselev, conservator, A. Ungureanu, copist, Ilie Vasiliu, copist, I. Andronovici, servitor. Toți au fost angajați pe parcursul anilor 1919 – 1920.

Completarea fondului arhivistic a constituit unul dintre obiectivele principale ale activității Arhivelor din Chișinău. La sfârșitul anului 1920 Sucursala a luat în custodie 17 fonduri înființate de Arhiva Administrației Regiunii/Guberniei Basarabiei, depozitate în sediul fostului Directorat al Internelor: „I. Dosarele Senatoriale; II. Dosarele Guvernământului civil al Basarabiei, III. Dosarele Guvernământului militar, IV. Dosarele Înaltului Sfat; V. Dosarele Administrației oblastei Basarabiei; VI. Dosarele Cetății Ismail; VII. Dosarele Directoratului de Agricultură; VIII. Dosarele Direcției de Control; IX. Dosarele Deplin Împuternicitului din oblostea Basarabia; X. Procesele verbale ale administrației oblostei și guberniei Basarabiei; XI. Dosarele Carantinelor; XII. Dosarele semi-batalionului de pe Prut și Dunăre, XIII. Dosarele Procurorului; XIV. Dosarele Asistenței Publice; XV. Dosarele Judecătorești; XVI. Secțiunea Istorică, cuprinzând cărți domnești, zapise, scrisori, hărți, etc.; XVII. dosarele Peceților”.

Administrația a întreprins măsuri în vederea stopării practicii vinderii de către instituții a materialelor de arhivă la maculatură fără acordul prealabil al specialiștilor de la Sucursala Chișinău.

În decursul anului 1920 pe adresa Sucursalei au ajuns rapoarte de la diferite instituții din Basarabia prin care comunicau despre cazuri de risipire și distrugere a dosarelor pe care le-au avut la păstrare. În această situație L.T. Boga a solicitat ca aceste structuri să dispună: „… ca arhiva și dosarele vechi, în starea în care se află astăzi, să fie strânse, împachetate bine și expediate de urgență pe adresa Arhivelor Statului din Chișinău.”

Drept urmare a acestor acțiuni, la sfârșitul anului 1920, la Sucursală au ajuns registre ale dosarelor de arhivă și ale documentelor vechi de la diferite autorități locale.

Totuși, această practică nu a fost eradicată. Doar la 6 noiembrie 1922 din arhiva fostului Directorat al Internelor a fost scoasă la vânzare 3376 kg hârtie-maculatură care a fost vândută lui Simon Cantargiu pentru 30 890 lei 40 bani.

Arhiviștii de la Chișinău desfășurau o vastă activitate de ordonare a materialului arhivistic. Conform raportului din 31 ianuarie 1921, semnat de către ajutor arhivar M. Dumbi, adresat Directorului General al Arhivelor Statului București, Dimitrie Onciul, angajații Sucursalei Chișinău timp de un an au ordonat din Fondul I – 4.415 dosare, din II și III – 15.450; din IV – 5746; din V – 10.000; din VI – 9420, din VII – 2.200; din VIII – 500; din IX – 400; din X – numerotarea filelor din 45 condici și din XIX – 325 dosare.

 

Procesul de unificare a sistemului arhivistic în Regatul României s-a încheiat în anul 1925 odată cu intrarea în vigoare a Legii pentru organizarea Arhivelor Statului, publicată în Monitorul Oficial la 15 iulie 1925. Conform organigramei instituției Arhiva de la Chișinău devine alături de cea de la Iași, Cluj și Cernăuți – Direcțiune Regională a Arhivelor Statului.

Legea respectivă a fost modificată la 5 aprilie 1932, stabilindu-se că funcția de Director al Arhivelor Statului din București, Iași, Cluj, Chișinău, Cernăuți, putea fi ocupată doar de persoane ce dețineau studii superioare.

 

Acționând în temeiul Legii din 1925, Direcțiunea Regională Chișinău a Arhivelor Statului a făcut apel către toate instituțiile deținătoare de arhivă veche să întocmească și să îi fie transmise registrele respective. Treptat, la Direcțiune au ajuns 36 inventare de „arhivă veche” de la prefectura Cetatea Albă, 1 inventar însoțit de 6 lăzi de la comuna suburbană Păpușoi, 2 inventare ce cuprindeau dosare cu documente emise între anii 1869-1918 primite de la primăria urbană Cahul, precum și de la fosta voloste Sireți, județul Lăpușna, la fel, și de la prefectura Tighina etc.

Specialiștii de la Arhiva din Chișinău ofereau consultații privind ordonarea dosarelor arhivelor din cadrul unor instituții din Basarabia, desfășurându-se concomitent preluarea centralizată a documentelor vechi, cum ar fi cele din fondurile tribunalelor județene. De exemplu, în anul 1931 Judecătoria Ocolului III Urban din Chișinău, cu asistența reprezentantului Arhivelor Statului, Vladimir Sahlevici, a transmis spre păstrare arhiva acestei instituții.

Pe parcursul anului 1939 au fost întocmite registrele fondului Administrației Corpului de Jandarmi (conținea dosare până la anul 1918), s-a continuat ordonarea dosarelor diferitor instituții din Basarabia: Tribunalului Regional, Camerei de Finanțe, Directoratul de Industrie și Comerț, Administrației Accizelor, Inspectoratului Închisorilor, Adunării Nobilimii, a Zemstvelor.

Au fost inventariate și preluate la păstrare dosarele următoarelor instituții de învățământ: Liceul particular „Z. V. Remezova”, Liceul particular „E. I. Boiko”, Liceul Eparhial de fete Chișinău, Liceul particular „I. O. Skomorovskaia”, Liceul „A. D. Xenopol” din Soroca, Liceul de fete „Regina Maria”. La sfârșitul anului 1939 a fost preluată spre păstrare arhiva fostului Liceu nr. 2 „M. Eminescu” din Chișinău ce conținea dosare create începând cu anul 1871.

Tot atunci, au fost primite fonduri de arhivă de la Revizoratul Școalelor Orhei și Inspectoratul sanitar al județului Cetatea Albă.

La solicitarea cetățenilor, Arhivele Statului eliberau certificate de arhivă. Acestea erau incluse într-un registru, în ordine alfabetică (după numele solicitantului) și cronologică. Pentru anii 1931 – 1940 au fost înregistrate 4416 solicitări.

Doar în anul 1939 au fost recepționate 1211 solicitări și eliberate 1697 scrisori de ieșire.

Personalul din învățământ, în scopul completării dosarelor personale păstrate la Revizoratul Școlar, sau pentru obținerea dreptului la pensie, solicita eliberarea Certificatelor de confirmare a stagiului de muncă în domeniu. Adesea cetățenii solicitau informații referitoare la unele imobile („bunuri nemișcătoare”) ce le-au deținut. Răspunsul era întocmit în două exemplare dintre care unul era înmânat solicitantului, iar cel de al doilea, de regulă, notat pe cererea depusă, se păstra în cancelaria instituției. Se indica temeiul (sursa) din care a fost preluată informația.

În anul 1940, anul evacuării Basarabiei, Statele de personal ale Arhivelor Statului, Regionala Chișinău constituiau 10 unități, din care două erau tehnice. Directorul, L. T. Boga, ridica un salariul (fără rețineri) de 11 000 lei, iar arhivarul, șef de serviciu, Emil Gane, – 9 050 lei, translatorul, A. Ungureanu, conservatorul, I. Vasiliu-Ponomarev, registratorul, V. Șahlevici și paleograful, A. Damaschin, erau remunerați cu sume între 5 800 și 4 000 lei.

La 10 mai 1940 s-au făcut propuneri pentru decorarea angajaților acestei arhive. Leon Boga, care deja în 1932 a fost decorat cu ordinul Coroana României în grad de cavaler, a fost propus pentru ordinul Coroana României în grad de ofițer. Emil Gane a fost înaintat pentru ordinul Coroana României în grad de cavaler. Iar Ilie Vasiliu-Ponomarev, Vladimir Șahlevici și Andrei Damaschin pentru decorațiunea Serviciul credincios, gradul III.

 

Patrimoniul documentar colectat, ordonat și conservat de predecesorii noștri, în perioada respectivă, constituie o componentă esențială a tezaurului arhivistic actual.