Păstrarea actelor vechi în spaţii special amenajate, în condiţii care să le asigure integritatea, reprezintă o exigenţă primordială, căreia trebuie să-i facă faţă orice sistem arhivistic.
Lipsa spaţiilor de depozitare a dosarelor a fost o problemă cu care s-au confruntat constant structurile administrative din Basarabia, încă din momentul înfiinţării arhivelor, la începutul secolului al XIX-lea. Primele sedii ale Arhivei administraţiei regionale a Basarabiei, creată după anexarea teritoriului dintre Prut şi Nistru la Imperiul ţarist, au fost case ale unor proprietari particulari din oraşul Chişinău. Spre sfârşitul anului 1815, arhiva ocupa jumătate din casa lui Iordache Hamarţa. Pentru arenda spaţiului, administraţia gubernială urma să achite proprietarului, anual, 350 de lei din contul veniturilor publice (ANA, F. 2, inv. 1, d. 384, f. 6). Caracterizat drept precar şi insalubru de arhivarul responsabil, imobilul se vădea impropriu pentru păstrarea documentelor, însă un alt sediu mai potrivit nu a fost găsit nici în anii următori. În perioada stăpânirii ţariste a Basarabiei (1812–1917), proiectul unei clădiri menite să servească pentru păstrarea dosarelor instituţiilor publice a fost elaborat pentru arhiva unor instituţii precum Tribunalul, Judecătoria şi Trezoreria judeţului Bender (ANA, F. 2, inv. 1, d. 2874, f. 1–2 v.).
După Unirea Basarabiei cu Regatul României la 27 martie 1918, instituţiile de stat din provincie au fost obligate printr-un ordin al Ministerului Delegat al Guvernului în Basarabia să transmită Arhivelor Statului din Basarabia opise ale dosarelor create până la anul 1890, urmând ca materialul documentar să fie supus unui proces de selecţie, după care să se decidă în privinţa păstrării lor (ANA, F. 1890, inv. 1, d. 2, f. 5, f. 28). Ordinul nr. 214, emis de Direcţiunea Generală a Arhivelor Statului la 30 octombrie 1920, semnat de Directorul General, istoricul Dimitrie Onciul, obliga Sucursala din Chişinău a Arhivelor Statului să iniţieze un proces de salvare a actelor vechi: „Pentru a împedica pe viitor orice înstrăinare de acte, condici, dosare şi documente vechi din arhivele Basarabiei, am onoarea de a Vă ruga să cereţi tuturor autorităţilor din Basarabia să întocmească de urgenţă opise în dublu exemplar pentru toate dosarele şi actele vechi şi să înainteze aceste opise, sau pe cele ruseşti existente, la Arhiva Statului din Chişinău, pentru a se face alegerea celor ce prezintă interes istoric, juridic, economic, statistic etc., spre a fi păstrate în Arhivele Statului”
În consecinţă, pentru a corespunde menirii sale, instituţia avea nevoie de spaţiu de depozitare a dosarelor colectate. În perioada interbelică, sediul Arhivelor Statului din Basarabia se afla pe str. Buiucani, nr. 5, din or. Chişinău.
La un moment dat, conducătorul acestei instituţii i s-a plâns preşedintelui Consiliului de Miniştri, generalul Alexandru Averescu, de ameninţarea la care era supus patrimoniul arhivistic şi muzeul din apropiere de „parcul şi atelierul de automobile şi depozitul de benzină aflătoare în ograda Arhivelor Statului”, cerând iniţierea unei anchete (ANA, F. 1890, inv. 1, d. 5 „a”, f. 27).
Interesul manifestat de directoarea Şcolii Normale de Fete din oraşul Chişinău Florica Niţa faţă de clădirea Arhivelor Statului, în perspectiva mutării aici a internatului şcolii, a trezit, de asemenea, îngrijorarea liderilor culturali basarabeni. „O astfel de măsură, se menţiona într-o adresă expediată din Chişinău Directorului General al Arhivelor Statului, ar expune Arhiva păstrată mai bine de o sută de ani şi acum definitiv aranjată cu cheltuieli însemnate, să fie grămădită în vreun local cu totul nepotrivit pentru păstrarea dosarelor” (ANA, F. 1890, inv. 1, d. 19, f. 42).
În scurt timp, la aceeaşi clădire din curtea fostei Zemstve Guberniale pretindea Prefectura judeţului Chişinău, care ameninţa arhivele cu evacuarea dosarelor în magaziile de scânduri din curte. Astfel, însuşi Paul Gore, preşedintele Comisiunii Arhivelor, a trebuit să intervină pe lângă ministrul Justiţiei, cerând „măsuri urgente şi eficace” pentru a preveni declanşarea unui dezastru.
Proiectul de buget al Direcţiunii Regionale a Arhivelor Statului Chişinău pentru anul 1926, fără salarizarea personalului, constituia 70 de mii de lei dintre care 12 mii pentru cheltuieli de birou, 5 mii pentru iluminare, 15 mii pentru întreţinerea clădirii, 12 mii pentru bibliotecă şi 25 de mii pentru mobilă şi rafturi (ANA, F. 1890, inv. 1, d. 29, f. 20, 23).
Odată cu instaurarea regimului totalitar bolșevic, la 28 iunie 1940 şi, repetat, în primăvara – vara anului 1944, drept sedii ale arhivelor au început să servească, în afară de clădirile fostei administraţii, edificiile bisericeşti şi casele de locuit abandonate de proprietarii care s-au refugiaţi peste Prut. Astfel, biserica fostului Seminar Teologic a devenit în 1940 club al Comisariatului Poporului al Afacerilor Interne al RSSM, iar după cutremurul din 10 noiembrie 1940 a fost transmisă Serviciului de Arhivă al aceluiaşi comisariat. După reconstrucţie, biserica urma să devină sediu al arhivei istorice a judeţului Chişinău.
În anul 1944, Arhiva Centrală de Stat a Comisariatului Afacerilor Interne al RSSM ocupa o clădire situată pe strada Haruzin, nr. 7, având 13 camere, și alta, amplasată pe strada Teobașevskaia, nr. 24, ce dispunea de 10 camere şi o încăpere auxiliară cu subsol, situată în aceeaşi curte. Trebuie menţionat, că spaţiul de serviciu a fost acordat arhivei în baza Hotărârii Comitetului Executiv Orăşenesc Chişinău al Sovietului de Deputaţi ai Oamenilor Muncii nr. 188 din 20 septembrie 1944 (F. R–3016, inv. 1, d. 1, f. 256).
Către sfârşitul anului 1945, reţeaua arhivistică a RSSM era constituită. Instituţiile sale centrale erau Direcţia de Arhivă a Comisariatului Poporului pentru Afacerile Interne al RSSM, Arhiva Istorică Centrală de Stat a RSSM, Arhiva Centrală a Revoluţiei din Octombrie şi a Construcţiei Socialiste, Arhiva de Stat a jud. Chişinău şi Arhiva Documentelor Foto–Fono–Cinematografice, toate cu sediul în or. Chişinău.
Într-un document oficial din anul 1946 se menţiona că pe strada Teobașevskaia, nr. 24, erau amplasate două construcţii cu volumul de contrucţie al clădirilor cumulat de 800 m³, ai cărui foşti şi actuali proprietari nu erau cunoscuţi, în timp ce pe strada Maxim Gorki, nr. 7 (fosta Haruzin), era înregistrat un imobil construit din piatră cu volumul de contrucţie al clădirii de 2100 m³, ocupat la data întocmirii documentului de arhiva NKVD.
În acelaşi an, autorităţile au luat o decizie despre dislocarea arhivei situate pe strada Maxim Gorki, nr. 7, în biserica de pe drumul Hânceştilor, nr. 2. Lăcaşul urma să fie reconstruit şi adaptat necesităţilor unei arhive (ANA, F. R–2761, inv. 1, d. 38, f. 6). O parte a fondurilor Arhivei Centrale de Stat a Comisariatului Afacerilor Interne al RSSM era depozitată în biserica de pe str. Lenin (în prezent, bd. Ştefan cel Mare şi Sfânt) colţ cu str. Inzov (în prezent, str. Serghei Lazo) (ANA, R–2761, inv. 1, d. 32, f. 6).
În aceeaşi perioadă, Arhiva Centrală a actelor de stare civilă a RSSM arenda spaţiu de serviciu de la autorităţile orăşeneşti, o construcţie cu 5 încăperi, amplasată pe str. Armenească, nr. 77 (F. R–3016, inv. 1, d. 1, f. 257).
Despre depozitarea fondurilor în clădiri construite, amenajate şi dotate corespunzător cerinţelor păstrării documentelor de arhivă se poate vorbi abia începând cu anii ’60 ai secolului trecut. Planurile de construcţie a sediului unei arhive centrale s-au conturat concomitent cu acelea de modificare structurală a sistemului arhivistic, în doua jumătate a anilor 1950 – începutul anilor 1960. La 15 martie 1958, Sovietul Miniştrilor al RSS Moldoveneşti a luat o hotărâre despre fuzionarea Arhivei Istorice Centrale de Stat a RSS Moldoveneşti cu Arhiva Centrală de Stat a Revoluţiei din Octombrie şi a Construcţiei Socialiste a RSS Moldoveneşti, drept rezultat fiind creată Arhiva Centrală de Stat a RSS Moldoveneşti.
În cadrul şedinţei din 23 iulie 1959, Comitetul Executiv Orăşenesc Chişinău al Sovietului de Deputaţi ai Oamenilor Muncii repartiza un teren de 0,5 ha pentru construcţia clădirii Arhivei Centrale de Stat.
Un prim proiect al clădirii arhivei, al cărui autor a fost arhitectul I. L. Şmurun, fusese elaborat încă în anul 1954, în cadrul Trustului de Proiectări „Moldstroiproekt”. Construcţia urma să fie amplasată în locul în care fac joncţiune şoseaua Hânceşti şi strada Ismail din or. Chişinău. Sediul proiectat urma să aibă cinci etaje şi o faţadă bogat decorată. Proiectul în cauză nu a fost însă dus la îndeplinire, ulterior în acel loc fiind construit cinematograful „40 de ani ai ULCT”.
Un alt proiect al clădirii arhivei a fost realizat în a doua jumătate a anilor 1950 sub conducerea arhitectului Anatoli Stepanovici Sobolenko în cadrul Institutului de Proiectări „Moldghiprostroi” din or. Chişinău. Anume acest proiect s-a materializat în clădirea edificată pe Drumul Costiujenilor, nr. 57–a (în prezent, strada Gheorghe Asachi, nr. 67B, din mun. Chişinău).
Născut la 19 iunie 1920 în or. Odesa, Anatoli Sobolenko şi-a făcut studiile la Institutul de Ingineri în Construcţii Locative şi Comunale din oraşul natal. După finalizarea studiilor superioare în anul 1947, a fost angajat în calitate de arhitect în cadrul Trustului de Proiectări „Moldstroiproekt” din capitala RSSM. Anatoli Sobolenko a proiectat construcţia unor complexe locative, Case ale Sovietelor, clădiri spitaliceşti şi sedii ale instituţiilor de învăţământ în oraşele Chişinău, Orhei, Bălţi, Soroca, Tighina, Râbniţa. Anatoli Sobolenko a fost primit în rândurile Uniunii Arhitecţilor din RSSM în anul 1959.
Lucrările de construcţie a clădirii au demarat în luna ianuarie 1960. Construcţia trebuia să fie terminată în anul 1962 (ANA, F. R–3304, inv. 1, d. 165, f. 23), ceea ce, în realitate, nu s-a întâmplat. La 4 iunie 1960, conducerea ministerului Afacerilor Interne al RSSM cerea Consiliului de Miniştri al republicii alocarea fondurilor suplimentare (500 de mii de ruble) pentru lucrările din a doua jumătate a anului. Drept răspuns, Comisia Planificării de Stat a Consiliului de Miniştri al RSSM amintea faptul că şantierul de construcţii nu a valorificat nici jumătate din mijloacele alocate în prima jumătate a anului 1960 (600 de mii de ruble), de aceea considera că cererea era nefondată.
Încheierea lucrărilor de construcţie a fost consfinţătă oficial prin Actul de primire–predare a clădirii semnat la 22 august 1964 de membrii unei Comisii de Stat şi de reprezentanţi ai organizaţiilor de construcţii şi de proiectare.
La începutul anilor 1980 se estima că pe teritoriul RSSM se aflau la păstrare de stat cca 1500 de mii de dosare cu documente pe suport de hârtie şi cca 100 de mii de unităţi de păstrare documente foto şi cinematografice. Cca 800 de mii de dosare se aflau în depozitele arhivelor de stat raionale şi orăşeneşti. Or, mai ales în arhivele orăşeneşti şi raionale, iar uneori şi în cele departamentale, documentele de arhivă se păstrau în condiţii necorespunzătoare. Un şir de arhive raionale activau în clădiri precare sau chiar avariate (ANA, F. R–2848, inv. 11, d. 1725, f.). Din aceste motive, conducerea RSSM preconiza pentru anii 1981-1985 creşterea volumului investiţiilor capitale în construcţia clădirilor din sistemul arhivistic şi crearea de arhive noi şi de filiale ale arhivelor centrale.
După ce a fost dată în exploatare, clădirea fostei Arhive Centrale de Stat a RSS Moldoveneşti nu a fost supusă unei reparații capitale mai mult de jumătate de secol.
În anul 2021, în baza unui proiect de reconstrucţie a acoperişului şi a faţadei, au demarat lucrări de reparaţie a clădirii, care au continuat în anii următori.
În paralel, se desfăşoară procesul de dotare a instituţiei cu mijloace tehnice moderne, în particular, de digitizare. În anul 2022, sprijinul acordat ANA de Agenția de Cooperare Internațională pentru Dezvoltare (RoAid) a Ministerului de Externe al României a permis achiziționarea a două scanere. Acestea au fost utilizate la digitizarea integrală a Fondului 727 „Sfatul Țării”, iar după încheierea proiectului, la digitizarea altor materiale de arhivă.
Modernizarea tehnologică permite instituţiei să acorde cetăţenilor servicii mai diversificate şi în termeni mai restrânşi decât în trecut. În intervalul 2023-2024, a avut loc reconstrucția sistemului de încălzire/răcire, ventilare și condiționare a aerului pentru a asigura microclima optimă în depozitele de arhivă nr. 1, 3 și 5 în conformitate cu standardele naționale și internaționale.
